O trabalho da secretaria escolar envolve documentação, manutenção dos registros e atendimento à comunidade, reuniões e compromissos que podem vir a gerar problemas de organização se as coisas não estiverem em ordem. É muito importante que esse setor esteja sempre funcionando da maneira adequada, tendo à disposição uma estrutura organizada, equipamentos adequados e profissionais de atendimento capazes de acolher os pais e resolver as mais diversas questões burocráticas.
A quantidade de documentos as vezes assusta o gestor: prontuários, atas, fichários, autorizações, etc… e apesar da informatização ajudar na organização de tudo isso, algumas escolas ainda preferem o velho papel para elaborar os seus registros, neste caso, para não se perder no meio de tanto formulário, organização é fundamental.
Quanto mais acumulo de papel, mais crônico vai se tornando o problema e a arrumação na secretaria escolar costuma ser referência para funcionários, professores e alunos.
Veja algumas dicas de como melhorar a organização na secretaria.
Onde guardar a documentação da secretaria escolar?
Mapa de Movimento
Uma cópia do documento que tem o número de alunos por classe, transferências e mudanças de horário deve permanecer em uma pasta.
Folha de Ponto
A escola envias as folhas para a secretaria todo o mês e guarda uma cópia para consultas pontuais e controle interno.
Prestação de contas
Organizar em uma pasta com plásticos organizados por data com as notas fiscais e outros comprovantes de gastos.
Educação Inclusiva
Os registros individuais feitos pelos professores em livros e impressos próprios, devem também ter um arquivo individual.
Projeto pedagógico
O PPP da escola é gravado em CD, porém uma cópia é impressa e anexada aos projetos dos professores.
Atendimento à família
O registro da conversa com os pais, com data e assinatura, agrega na montagem do histórico do aluno.
Reuniões mensais
A ata deve ser impressa e colada em um livro específico, com a assinatura dos professores presentes.
Atendimento ao corpo docente
O registro das conversas individuais apoiam o acompanhamento de eventuais problemas com a equipe
Conselhos de ciclo
É importante ter os registros dos alunos com dificuldades de aprendizagem em formulários individuais.
Conselho escolar
As pautas das reuniões e suas deliberações devem ser digitadas e ter um livro de controle próprio.
Compras da instituição
Todos os orçamentos devem ser agrupados para consulta futura.
Atrasos e saídas antecipadas
O controle deve ser feito por aluno, com dia, hora e motivo do atraso ou da saída antecipada.
Algumas formas de como organizar a documentação
Alunos: envelopes pessoais agrupados em pastas de acordo com a sala
- Ficha cadastral;
- Histórico;
- Registros de ocorrência assinados;
- Comprovante de endereço;
- Relatórios de desempenho;
- Atestados médicos;
- Impresso para compensação de faltas.
Funcionários: envelopes individuais etiquetados
- Ficha cadastral com foto;
- Atestado médico.
Professores: pastas arrumadas em ordem alfabética
- Ficha com dados pessoais ;
- Diplomas;
- Certificados e comprovantes de cursos;
- Portarias e acúmulos de cargos;
- Guias médicas;
- Contagem de pontos para promoção;
- Avaliações (da equipe de direção).
Para serem de fácil acesso, a documentação referente a consulta regular devem ser guardados em um arquivo de pastas suspensas, identificadas e organizadas com divisórias e plásticos, alguns exemplos são:
- Censo escolar anual;
- Decretos e resoluções da Secretaria de Educação;
- Fichas para o atendimento aos pais;
- Contratação temporária de funcionários;
- Encaminhamento para conselho tutelar;
- Calendário do ano em vigor, do anterior e do seguinte;
- Lei Orgânica do Município;
- Catálogo com os livros da biblioteca e os adotados no PNLD;
- Patrimônio (inventário patrimonial);
- Planta da construção do imóvel;
- Ofícios recebidos e enviados;
- Quadro de horas extras;
- Quadro de entrega de documentos.
Vale destacar que com a adoção de um sistema de gestão escolar, as informações ficam em um banco de dados e podem ser acessadas a qualquer tempo pelos colaboradores, responsáveis e alunos.
O aluno, por exemplo, pode acessar de qualquer lugar e dispositivo, através do portal do aluno online e aplicativo escolar, o boletim, notas, faltas, materiais, avisos, ocorrências e agenda de eventos.
Já os pais podem acessar além das informações disponibilizadas aos alunos, todo o histórico do financeiro, podendo inclusive emitir uma segunda via de um boleto vencido com o valor atualizado ou de um boleto a vencer.
Saiba mais aqui sobre a estrutura e funcionamento de uma secretaria escolar.
O sistema de gestão escolar também facilita a vida dos professores, permitindo que lancem as notas, avaliações, conteúdo ministrado e façam a chamada, através do portal online via desktop, tablet ou celular.
O sistema de gestão escolar permite que a emissão e impressão de documentos sejam feitas em poucos cliques, sem que precise fazer buscas em pastas e gavetas, o que agiliza o trabalho.
Saiba mais também sobre os tipos e cuidados com as Atas na escola!
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Sobre o Autor
Airton é Designer Sênior com 10 anos de experiência em Design Gráfico, Web Design e Social Media. Graduado em Análise de Sistemas, já entregou centenas de projetos visuais e websites para diversos nichos. Entusiasta de blogs e games.
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Tenho uma dúvida. Ao emitir uma transferência por exemplo, os documentos que vão tem que ser os originais ou cópias?