Como fazer um bom controle de fluxo de caixa na escola

Um gestor educacional que não tem conhecimento da movimentação financeira e do fluxo de caixa da sua instituição comete um grande pecado. Ele corre o risco de que o negócio acumule dívidas e não tenha meios para investimentos futuros.

É fundamental que seja feito um controle frequente de entradas, saídas e saldo final. Essa análise precisa ser diária ou, no máximo, semanal. Não dá para deixar de acompanhar de perto o contas a pagar e a receber e as movimentações bancárias.

Perceber que existem sobras ou faltas no caixa tarde demais é um erro que pode colocar a perder toda a saúde financeira da instituição. A gestão de caixa da escola precisa olhar relatórios de matrículas, taxas de evasão escolar, inadimplência, salários, impostos e tributos.

Nessa avaliação, se o gestor percebe que o resultado da equação de entradas menos saídas for negativo, alguma ação imediata poderá ser tomada, podendo ser:

• Automatizar a gestão financeira;
• Conceder descontos adimplência;
• Atuar de maneira efetiva no combate à inadimplência escolar;
• Investir em marketing educacional digital e usar estratégias de mercado;
• Lançar cursos extras;
• Fazer promoção de festas e eventos;
• Lançar cursos rápidos para vender e receber na hora.

Essas providências são apenas algumas das opções para que haja a recomposição da saúde financeira do caixa.

É bom lembrar que o bom gestor não é aquele que apaga incêndios, mas o que consegue manter a temperatura ideal para que o negócio exista em um ambiente confortável e estável.

Gestão na crise: O que muda?

Uma situação um pouco mais complexa e preocupante do que o simples desequilíbrio na balança que pesa entradas e saídas é a chamada “crise financeira”.

Ela ocorre quando o momento é tão grave que exige mais do que renegociar prazos com clientes e fornecedores e chega ao extremo de produzir dívidas em bancos e em cooperativas de crédito, protestos de títulos, negativação de cadastros ou até execução de ações judiciais.

Para superar uma crise não basta cabeça fria do gestor — não que isso não seja importante, porque desespero não leva ninguém a lugar algum e ainda impede que soluções sejam enxergadas.

É preciso foco e planejamento para que as ações corretivas sejam as mais assertivas possível, para que o que seria a solução não se torne um problema ainda maior.

Primeiramente, é preciso identificar a origem da dificuldade financeira. O primeiro pensamento será o de que as receitas estão abaixo do necessário, mas o problema pode estar no alto custo de manutenção do negócio — ou seja, nas despesas operacionais e em gastos extras que surgem sem que tenham sido planejados.

Passada a tempestade, é hora de o empreendedor se organizar melhor, buscar ajuda e investir em ferramentas para uma gestão mais eficiente, ter um bom software de gestão escolar é primordial para que a gestão tenha tudo sobre controle e dados sobre os mais diversos enfoques a qualquer hora.

Se ele não aprender a lição trazida pelo momento de dificuldade, o campo estará aberto para novos episódios e, aí, as consequências podem ser bem mais desastrosas e o negócio começa a correr o risco de ir por água abaixo.